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Teletrabajo si, pero ¿cómo?

Escrito por Miguel Ángel Gómez

Llevamos días escuchando que las recomendaciones del estado para los trabajadores que desempeñan su trabajo frente a un ordenador son quedarse en casa y teletrabajar. Es fácil decirlo, pero no es algo que se pueda hacer de la noche al día si no se han preparado las estructuras informáticas adecuadas para ello. En este artículo vamos a darte lo que necesitas para que puedas hacer teletrabajo desde casa o desde donde quieras (con coronavirus o sin él).

Aclaramos que este artículo va dirigido a las PYMES y MicroPYMES. Normalmente las grandes empresas ya disponen de estructuras informáticas que les permiten implantar el teletrabajo en sus plantillas sin despeinarse, de un día para otro. Pero no así con las pequeñas empresas.

La seguridad lo primero

Pues si, este es el primer aspecto que debes cuidar cuando vas a conectarte a la red de tu empresa desde casa. Supongamos que tu actividad diaria pasa por compartir archivos con tus compañeros a través de directorios compartidos en un servidor centralizado, un NAS o carpetas compartidas en ordenadores de cada empleado.

Esta situación puede parecer imposible si estáis deslocalizados, es decir, cada uno en su casa. Pero nada más lejos de la realidad. Para simular una red privada virtual se crearon las VPN. Con un sistema de VPN adecuado podemos tener acceso a cualquier recurso de la red como habitualmente lo hacemos (archivos compartidos, servicios de bases de datos, programas de gestión, impresión en red…) y además encriptar los datos que viajan a través de la red. Esto garantiza la seguridad de los datos que viajan por Internet y por tu VPN, sin alterar lo más mínimo tu rutina diaria. Para el usuario será como utilizar el ordenador de la misma forma que en la oficina.

Si vas a utilizar otro ordenador para realizar las mismas tareas, no olvides aplicar las mismas normas de seguridad que tu empresa haya establecido: antivirus, antimalware, medidas contra el ramsonware, firewall, etc.

Si todo esto te suena a chino, puedes contar con empresas de consultoría informática como la nuestra para implantar con seguridad y fiabilidad cualquier sistema de teletrabajo en tu empresa y en tu domicilio.

Las herramientas

¿Y ahora cómo hablo con el compañero? ¿estoy todo el día enganchado al WhatsApp? Bueno, la comunicación es crucial entre un equipo de trabajo. Por suerte, existen cientos de herramientas que te permitirán comunicarte de forma eficaz y ordenada con tus compañeros y clientes. De hecho, son herramientas que ya deberías estar utilizando en tu día a día aunque trabajes en una oficina junto a tu equipo. Te detallamos algunas de las opciones que tienes.

WhatsApp Business, Tlegram o Signal

La mensajería instantanea a veces es muy socorrida, aunque no sea lo ideal para el ámbito corporativo. Pero como sabemos que el tiempo y la curva de aprendizaje de una nueva herramienta es muy importante en situaciones apremiantes como la actual con el COVID-19, puedes salir del paso con una de las tres que mencionamos aquí. Ya puestos a utilizar un programa de mensajería, que sea uno adecuado para el ámbito empresarial.

  • WhatsApp Business. La versión de WhatsApp para las empresas y profesionales. Con funciones como crear un perfil de empresa, establecer mensajes de bienvenida, de ausencia, catálogo de servicios y productos, etc.
  • Telegram. Cuenta con funciones muy interesantes que WhatsApp aun no tiene. Por ejemplo, si hacéis resoluciones sobre algunos temas, la parte de votaciones en los grupos os gustará mucho.
  • Signal. Sin duda es la más segura de las 3. Si la información que manejas es sensible, lo mejor es utilizar Signal, por su capa de seguridad adicional.

Organizar el trabajo y las tareas

Slack nació como el email-killer y puede que lo consiga en tu empresa si lo implantas bien. Es una maravilla de concepto de comunicación colaborativa entre equipos, que realmente puede llegar a matar al email, cada vez más farragoso y falto de opciones. No te vamos a explicar mucho, simplemente pruébalo unos días y nos cuentas.

Otras opciones similares con algunas diferencias que pueden venirte bien son Teams de Microsoft, Spike y Rocket Chat. Todas ofrecen enfoques y métodos de trabajo similares, pero con matices que pueden marcar la diferencia en tu caso.

Gestión y ofimática

¿Aún utilizas programas de escritorio? Me temo que sigues en los 90 amigo. Hoy existen cientos de alternativas al Microsoft Office de toda la vida. Incluso el Microsoft Office online es una alternativa excelente. Si trabajas con documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. no dudes en pasarte a Google Docs. Una plataforma ofimática gratuita que mejora cada día y que se integra perfectamente con todos los servicios de Google. Ofreciendo ventajas enormes sobre los programas de escritorio:

  • Todo está en la nube, se reduce el riesgo de pérdida de datos.
  • Compatible con cualquier formato de Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice…
  • Trabajo simultaneo sobre el mismo documento. Varias personas pueden trabajar a la vez sobre el mismo documento.

Trello es una de las alternativas más comunes. Es un software y una aplicación para móvil que se basan en el método Kanban, el sistema japonés que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en ejecución, tarea ejecutada. Funciona a partir de tableros y tarjetas.

Esperamos que este post te haya disipado dudas en cuanto al teletrabajo. Tienes muchas herramientas a tu disposición que harán que el teletrabajo no solo deje de ser un desafío en tu empresa, sino que se convierta en la forma habitual de trabajar. Recuerda que debes aplicar todas estas medidas con seguridad. Por eso, si necesitas un equipo de profesionales para asesorarte, no dudes en contactar con nosotros.

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